Jak zorganizować skuteczny dział HR? Zainspiruj się zachodem!

Wiemy jak zorganizować skuteczny dział HR, a ten artykuł będzie odpowiednią inspiracją (wywodzącą się zza granicy!) Przytoczę nawet konkretną historię jednej z firm! Pomaga mi regularna, długotrwała i głęboka współpraca z działami Human Resources u naszych zagranicznych partnerów: w Holandii, Niemczech, a także UK, Norwegii oraz Francji. Jakie są drastyczne różnice w porównaniu do naszego polskiego podwórka?

1. Brak tożsamości polskiego działu HR:
   • … z czego wynikają działania na oślep – nie poparte wiedzą,
   • oraz brak możliwości budowania pomostu między Zarządzającymi a Pracownikami
2. Brak sprawczości działu HR w organizacji:
   • … z czego wynika zajmowanie się jedynie pierdołami jak wigilijka firmowa.
   • Przez to kadrowi nie rozumieją biznesu i nie mówią “językiem biznesu”,
   • nie wiedzą jak mierzyć pracowników i ich rozwój,
   • więc nie są też w stanie przewidywać potrzeb pracowników i stanowisk.
3. Konkretny dział HR z Holandii i historia, która mi się przytrafiła
4. Na koniec 10 punktów: co robić i czego nie robić w skutecznym “Dziale Zasobów Ludzkich”!
   

Czytaj dalej…

Czym tak naprawdę jest dział HR w Twojej firmie?

Dostrzeganym przez nas problemem jest to, iż działy HR nie są angażowane w kształtowanie czy też choćby opisywanie (tłumaczenie pracownikom) strategii firmy. To generuje kolejne wyzwania, gdyż przez to dział Human Resources nie może zdawać sobie do końca sprawy:

• co jest istotne dla firmy
• i w takim razie jakie wyzwania stoją przed pracownikami
• więc ciężko określić jak ich wspomóc w tych wyzwaniach.

Jednocześnie pracownicy tym bardziej (najczęściej) nie mają pojęcia czego potrzebują lub będą potrzebować. Ewentualnie sygnalizują czasami, że “fajnie by było, gdyby…” – ale jaka jest szansa, że to “chciejstwo” będzie powiązane ze strategią firmy?

Nieskuteczny dział kadr działa na czuja

Z tego wszystkiego wynikają działania “na oślep”. Jak zorganizować skuteczny dział HR skoro pracownicy nie są wdrożeni w planowane działania firmy? W tym sensie, że nawet nie komunikuje się tych działań pracownikom. A to sprawia, że nie możecie liczyć na precyzyjny feedback z dołu taki jak:

“Hej, fajnie, że w przyszłym roku planujemy wyjść na rynki zagraniczne, ale nie mamy pojęcia z czym to się wiąże i nikt z nas ostatnio w ogóle nie gadał po angielsku. Mamy tam jakieś certyfikaty i niby spoko, ale sama myśl o takim charakterze pracy nas przeraża! W dodatku nie znamy kultur tych konkretnych rynków i niewiele wiemy o panujących tam zwyczajach. To sprawia, że już na starcie jesteśmy stawiani w gorszej pozycji. Wzmocniłyby nas kierunkowe szkolenia z komunikacji oraz sprzedaży międzynarodowej, w modelu dystrybucyjnym czy relacyjnej.”

Dział Human Resources powinien być pomostem między pracownikami, a zarządzającymi.

Jeśli inaczej zwany również Dział Kadr nie rozumie kierunku rozwoju organizacji (perspektywy zarządu), to nie będzie podejmować dobrych decyzji względem pracowników. Dochodzi wówczas do kuriozalnych sytuacji typu wykupienie platformy e-learningowej dla pracowników, którzy mają władać angielskim pośród klientów ze Skandynawii.

No cóż… taki przecież był budżet i nie da się z tym niczego zrobić. Czy aby na pewno? Właśnie w tym miejscu rozpoczyna się prawdziwa rola działu HR. Kadry powinny zareagować i merytorycznie wskazać “górze”:

• że takie działanie nie przyniesie korzyści
• dlaczego tak jest
• i co jest może okazać się lepszym rozwiązaniem.

Dobrze zorganizowany dział Human Resources potrafi wysłuchać pracowników. Ale potrafi też który współpracować z zewnętrznymi ekspertami i od nich czerpać – pozostając “na czasie”. Dzięki temu wszystkiemu specjaliści od zasobów ludzkich będą w stanie najlepiej przedstawić zarządowi czego potrzebuje zespół, by realizować wizje i strategie właścicieli firmy lub zarządu.

Zorganizowany dział HR vs. Organizator świątecznego karpia

Przejdźmy do konkretnych różnic, które zauważyliśmy we współpracy z zagranicznymi klientami oraz w ich zdobywaniu. Jak zorganizować skuteczny dział HR, by spełniał swoją funkcję – by był sercem organizacji, a nie tylko niezrozumiałym dodatkiem?

W firmach zachodnich HR nie zajmuje się tylko “miękkimi” (czyli mniej istotnymi) sprawami typu powierzchowne udobruchanie pracowników. Oni tam siadają do stołu z zarządem. Nie żeby przynieść kawę, tylko żeby ją razem wypić. Ustalają wspólnie jak pracownicy dowiozą strategię na najbliższe 5 lat oraz jakie talenty i kompetencje są potrzebne w organizacji, żeby przetrwać najbliższy kryzys?

Czytaj dalej i zastanów się jak to bywa w Twojej firmie?

Dział Human Resources mówiący językiem biznesu

Specjalista ds. kadr to często negocjator i architekt kultury organizacyjnej, który tłumaczy język liczb na język pracowników. On nie mówi “pracownicy nie są zmotywowani” tylko bardzo konkretnie stwierdza, np. że “zwiększenie retencji o 7% w dziale operacyjnym oszczędzi nam rocznie 230 tys. zł”.

Na Zachodzie to standard. HR przedstawia raporty, analizuje dane, przewiduje trendy (np. rotacje, wypalenie, potrzeby kompetencyjne), zamiast rzucać frazesami. W innym przypadku później dysponuje się “frazesowym” budżetem.

Co pozwoli działowi Human Resources mówić językiem biznesu?

To pytanie na które można odpowiedzieć różnie – w zależności od modelu biznesowego firmy. Na ogół jest tak, że trzeba mierzyć kilka wskaźników i wprowadzić parę procesów na badanie rozwoju kultury organizacyjnej, a także branży i rynku. Weź pod uwagę cały employee lifecycle:

• onboarding,
• ankiety, 
• mapy kompetencyjne i ścieżki rozwoju, 
• program mentoringu, 
• rozmowy kwartalne 
• na exit interview kończąc… 

Tego może być więcej – nawet kuchenne plotki (które akurat ciężko mierzyć).

Jeżeli obecnie pracujesz nad tym jak zorganizować skuteczny dział HR to nie zapominaj, że powyższe informacje należy zestawić z tym co na zewnątrz organizacji. Zorganizowany i skuteczny dział Human Resources jest na bieżąco z wszelkimi nowościami z biznesu i branży! Śledzi to co się dzieje, również u konkurencji oraz w pokrewnych dziedzinach – a także z chęcią edukuje się. Ma otwartą głowę. To pozwala wyciągać poprawne wnioski i lepiej kreować przyszłość, przygotowując się do niej. 

Tak, by nie trzeba było na nią – zbyt późno – reagować.

Predykcje

Zatrudniony pracownik rozwija się – ale w wąskim zakresie swoich obowiązków. Paradoksalnie, im dłuższy jego staż w jednej organizacji tym może on mieć mniej do zaoferowania niż pracownik częściej zmieniający pracę. Zastanów się: czym nowy kandydat będzie z sukcesem przekonywać do siebie pracodawców za 5 lat? Jest sposób, by wieloletni pracownik był równie bardzo (lub bardziej) atrakcyjny! We Francji i Niemczech coraz więcej firm rozwija tzw. HR predictive analytics. 

Chodzi o zdolność firmy do przewidywania tego:

• jakie pracownicy będą mieć luki kompetencyjne w najbliższym czasie
• co zrobić, by dane stanowisko mogło realnie konkurować na rynku pośród rozwijającej się konkurencji
• kto odejdzie lub kto się wypali, a komu trzeba pomóc nim będzie za późno
• ile będzie potrzebne pieniędzy, by podnieść dane metryki (i które to mają być metryki)

Przykład skutecznego działu HR z “placu boju”

Nasza szkoła rozpoczęła prężny rozwój skupiając się na niderlandzkim, a nie angielskim. Nauczamy Polaków w Holandii – również z ramienia firm, które zatrudniają naszych rodaków. Wielką inspiracją do napisania tego artykułu było to, gdy po raz kolejny usłyszeliśmy dokładnie ten sam argument…

“Polacy chcą się uczyć naszego języka, ale często im to nie wychodzi. Z rozmów z innymi firmami wiem, że zatrudniają lokalne szkoły i popełniają błąd inwestując w zajęcia z native speakerami. Nasz słynny, holenderski patriotyzm gospodarczy jest w tej kwestii jak kula u nogi, bo Polacy zdecydowanie łatwiej uczą się z polskim nauczycielem. Przecież polscy uczniowie mają native speakerów dookoła siebie. Non-stop, praktykują z nimi w pracy, na zakupach, w pubie!

Polski nauczyciel rozumie kulturę swojego ucznia, może precyzyjnie skomunikować się z nim po polsku tłumacząc zawiłości języka niderlandzkiego – a do tego wyjaśnia język niderlandzki na przykładzie języka polskiego, który jest doskonale znany uczniowi.

Nauka bez działań na oślep jest bardziej motywująca i już po tych 6 miesiącach widzimy rozwój naszych pracowników. Mają większą satysfakcję z pracy, a niektórzy bardzo aktywnie starają się używać języka niderlandzkiego. To pogłębia relacje w naszym teamie. Nie mam pojęcia dlaczego się wahałam i przedłużałam podjęcie współpracy z Waszą szkołą!”

Zauważ, że Pani Anouk oraz jej dział HR wykonał wzorową pracę:

1. Regularnie badał zadowolenie oraz kompetencje swoich pracowników.
2. Anouk dostrzegła problem (zła atmosfera i podziały w teamie) i konkretną lukę kompetencyjną (komunikacja, język).
3. Była na bieżąco w swojej branży: rozmawiała ze specjalistami HR w podobnych firmach, o podobnej strukturze zatrudnienia.
4. Przewidziała też, że firma będzie w ogromnych tarapatach, gdyż wiedziała, iż organizacja skłania się ku zatrudnianiu większej liczby Polaków.

Mimo “systemowo” zamkniętej głowy (zatrudnianie holenderskich native’ów) Anouk dała się nam “doedukować” w obszarze organizacji szkoleń językowych w firmach. Choć nie było łatwo i sama musiała później walczyć z jej zarządem o zmianę dostawcy usług na PLA SCHOOL. 

Organizacja Anouk zyskała wiele:

• Okazaliśmy się tańsi i lepsi niż ich stara, lokalna szkoła.
• Firma lepiej przyciąga polskich pracowników.
• Zatrzymują ich na dłużej dzięki bardzo dobrej komunikacji wewnętrznej.
• Otworzyli ścieżki awansu polskim pracownikom, którzy mieli wszelkie kompetencje – poza językowymi.

Błędy w polskim HR, czyli tego NIE RÓB!

1. Brak feedbacku w obie strony
   HR tylko przyjmuje skargi, ale nie przekazuje ich wyżej lub nic się z tym nie dzieje? Albo nie tłumaczy decyzji zarządu pracownikom? Możecie spodziewać się rozłamu i wzajemnej nieufności w firmie.
2. Zero planowania kompetencyjnego
   Brak rozpisanej “mapy” względem tego kogo chcecie mieć i na jakich stanowiskach np. za 2 lata. Jakie umiejętności będą potrzebne pracownikom, by móc ich awansować albo przenieść? Z czego przeszkolić?
3. Kupowanie rozwiązań, a nie projektowanie ich
   Platformy szkoleniowe, programy motywacyjne, benefity i inne usługi stworzone “maszynowo”? Często nabywane są one bez namysłu (jedyny wyznacznik to cena) – bez rzetelnej analizy potrzeb i skutków.
4. HR jest od święta (lub od “kryzysu”)
   Dział Human Resources często reaguje dopiero, gdy “sprawa trafi do sądu” albo ktoś wrzuci na firmowego Slacka albo GoWork, że wypalenie zawodowe jest większe niż premia…

Skuteczny HR, czyli TO RÓB!

1. Regularne spotkania z zarządem
   HR to nie petent, to współautor strategii, ewentualnie “tłumacz strategii” dla reszty zespołu.
2. Proste skanowanie organizacji co kwartał
   Audyty kompetencji, nastrojów, potrzeb. Czasami wystarczy Google Forms oraz Google Sheets.
3. Wdrożenie mapy kompetencji
   Kto co umie, czego nie umie, co chciałby umieć i jak się to ma do strategii firmy oraz jej celów?
4. Zarządzanie wiedzą
   HR nie tylko dba o ludzi, ale też o to, by wiedza oraz wypracowana wartość intelektualna nie znikała przy odejściu pracownika.
5. Szkolenia z sensem
   Nie “zróbmy szkolenie z asertywności” – bo jest tanie. Prawdziwa inwestycja w to, co ma przynieść pieniądze firmie w przyszłości.
6. Employer branding wewnętrznie, nie tylko na LinkedInie
   Czy ludzie wiedzą, po co ta firma istnieje? Czy są dumni, że w niej pracują? Czy chcą ją rozwijać? Czy ta cała barwna komunikacja na zewnątrz pokrywa się z tym co faktycznie dzieje się wewnątrz?

Mocne podsumowanie: tytan

W poprzednich artykułach porównywałem firmę do jednego wielkiego organizmu, ciała. To osobny byt: wielki tytan stworzony ze stanowisk i zasilających je pracowników. Jak zorganizować skuteczny dział HR? Pamiętaj, że to nie tylko kadry i wnioski urlopowe – to serce organizacji.

Każdy narząd jest istotny. Każdy pełni jakąś funkcję. Ale czym będzie największy i najpotężniejszy tytan bez serca?

Firmy ze zorganizowanym i dojrzałym działem HR:

• mają niższą rotację (czyli mniej kosztów rekrutacji),
• większe zaangażowanie (czyli wyższą produktywność),
• szybsze adaptowanie się do zmian (bo ludzie wiedzą co się dzieje i dlaczego),
• i lepszą markę jako pracodawca (czyli lepszych kandydatów i ponownie niższe koszty rekrutacji).

A jeśli kiedyś znowu usłyszysz, że “HR się nie opłaca” to wiesz już jak odpowiedzieć: 

“Jeśli u Was się nie opłaca, to pewnie macie źle zorganizowany HR, ze źle wytyczonymi celami i zadaniami oraz źle je mierzycie.”

Znajdę dla Ciebie czas: