Poświęć parę minut jeśli: 1. nie znasz trzech możliwych celów strategicznych dla zajęć językowych, 2. uważasz że ankiety satysfakcji są miarodajne, 3. nie wiesz jak Twoja szkoła przeprowadza (o ile w ogóle) audyt językowy firmy, 4. nie masz komu oddelegować roli “kata”. Przed Tobą 4 rażące błędy HR managerów w organizacji kursów językowych b2b. Tylko kilka polskich przedsiębiorstw ma dobrze zagospodarowany ten – z pozoru błahy – obszar! Zaliczacie się do nich?
1. Jaka jest Wasza strategia względem zajęć językowych?
To bardzo istotne pytanie, które – jako szkoła językowa – zawsze zadajemy podczas tzw. discovery calls (czyli rozmów telefonicznych podczas których badamy potencjał i przestrzeń do współpracy). Zbudowanie świadomości po stronie firmy i jej klarowna wizja, którą dział Human Resources (lub dział Kadr) potrafi zakomunikować – są niezbędne.
W przeciwnym wypadku jest tak, że firmy wrzucają wszystkich pracowników do jednego kursu „dla każdego”. Osoby odpowiedzialne za szkolenia chcą po prostu odhaczyć zadanie. Nauka języka, to nauka języka – prawda? Szkolenia językowe w b2b to jednak bardziej wymagający temat. Złe fundamenty na początku procesu decyzyjnego będą mieć ogromne konsekwencje w przyszłości.
3 funkcje szkoleń językowych w b2b
- typowy benefit – “marketingowy” dodatek, którym można pochwalić się w ogłoszeniach o pracę i ma na celu podniesienie ogólnej satysfakcji pracownika.
Warto zauważyć, że tę samą funkcję spełnia wiele innych, dużo prostszych benefitów tj. owocowe czwartki. Wpływają na satysfakcję pracownika, ale mają marginalny wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. Z perspektywy Dyrektora Finansowego taki typowy benefit jest jedynie kosztem w firmie.
- inwestycja w kompetencje – nauka nie jest już tylko dodatkiem, a istotnym elementem wpływającym na zwiększenie zysków lub obniżenie kosztów firmy.
Język wykorzystywany jest przez pracownika do realizacji zadań firmowych, czyli staje się jego podstawowym narzędziem. Nie można wtedy postrzegać nauki języka jako dodatek. Dodatki to elementy, których brak nie wpływa na rozwój firmy. A inwestycja w kluczowe kompetencje – owszem, wpływa. Z perspektywy Dyrektora Finansowego inwestycja może się zwrócić.
Choć mówimy o kompetencjach miękkich, których nie da się precyzyjnie zamknąć w tabeli… to da się podjąć próby oszacowania np. Strat komunikacyjnych. Warto poznać nasz kalkulator strat językowych, który zbudowaliśmy w oparciu o wiedzę z wielu raportów biznesowych.
Za pomocą kalkulatora możesz oszacować potencjalne straty jakie ponosi cała firma przez niedostateczny poziom komunikacji.
- hybryda obu powyższych – jest to spersonalizowane podejście do świadczenia kursów w firmie w której część pracowników otrzymuje benefit pracowniczy (czyli dodatek), lecz niektóre stanowiska wymagają rzetelnej inwestycji we władanie językiem.
Firmy najczęściej potrzebują rozwiązania hybrydowego. Wymaga elastycznego podejścia od szkoły i zrozumienia perspektywy firmy oraz dogłębnego jej zbadania. Włącznie z wyznaczeniem celów, procesu mierzenia drogi do realizacji tego celu itd. Z perspektywy Dyrektora Finansowego takie hybrydowe podejście pozwala lepiej alokować budżet i dokładnie wiedzieć na co jest wydawany.
Jeśli Twój obecny partner językowy nie postrzega w ten sposób Waszej współpracy, to być może uda Ci się teraz łatwiej wyegzekwować prawdziwie partnerskie i jakościowe podejście. Rażące błędy HR managerów nie oznaczają drogi bez powrotu. Szkolenia językowe w b2b polecam zacząć układać od audytu.
2. Audyt językowy i profil językowy – czyli rzetelne badanie
Nie da się wyruszyć w podróż, jeśli nie ustalimy celu. Bez tego nie wiesz, czy masz zabrać sandały, bo zmierzasz na plażę – czy może wygodne buty w góry, bo będziesz zdobywać szczyty? Argument, że przecież będziesz szedł na nogach brzmi kuriozalnie, prawda? A jednak, w kontekście nauki języków obcych stosuje się podobny argument notorycznie!
Jak badamy w PLA SCHOOL?
Badanie i audyt pozwala określić stan obecny, pożądany stan przyszły oraz wstępną ścieżkę do realizacji celu. Najbardziej rażącym błędem HR managerów w tym obszarze jest… kompletny brak audytu. W PLA SCHOOL dzielimy proces badania to w ten sposób:
- Profil językowy podopiecznego – wyjaśnia w jaki sposób konkretnie komunikuje, w jakich obszarach tematycznych i jakie są jego osobiste cele. Każdy z nas ma inny charakter, zupełnie inny styl komunikowania i elokwencję oraz preferencje co do doboru słów. To ma ogromny wpływ na naukę kolejnego języka, gdyż te obszary nie zmieniają się w przypadku komunikacji w obcym języku: zmienia się jedynie sam język, kod. Reszta zostaje!
- Audyt językowy – to szczegółowa diagnoza potrzeb firmy: jakie umiejętności językowe naprawdę są niezbędne na każdym stanowisku i w jakim kierunku zmierza firma jako wielki organizm. To taki “profil językowy” miejsca pracy – zestaw kompetencji (słownictwo, rodzaje komunikacji) wymaganych do efektywnej pracy.
Jak to usprawnia szkolenia językowe w b2b?
Audyt pozwala tworzyć dopasowane i celowe programy nauczania. W praktyce możemy zróżnicować szkolenia:
- według stanowisk,
- poziomów językowych,
- typów charakteru,
- a także wymagań co do intensywności nauczania (jak szybko potrzebna jest realizacja celu).
To daje oszczędność czasu, energii i pieniędzy, bo idziemy krok po kroku w poprawnie określonym kierunku – bez krążenia po omacku! To nie jest oczywiste. Posłuchaj: język to narzędzie, a nie cel sam w sobie. To faktycznie trochę jak z chodzeniem: audyt pozwala ustalić, czy idziemy z punktu A do punktu B w konkretnym celu (np. do sklepu).
Bez audytu, czyli bez rzetelnie zdefiniowanego celu – można “jedynie wyjść na spacer”. To jest definicja chodzenia bez celu. I to uprawiają szkoły w tradycyjnym sposobie nauczania. Tak spacerować można w nieskończoność i chyba Cię to nie interesuje.
To pomaga nam lepiej zrozumieć sposób myślenia i działania tego podopiecznego.
Rażący błąd to pozwolić ćwiczyć niepotrzebne rzeczy!
Tak przygotowany fundament pozwala organizować kursy bazujące na realnych zadaniach. Każdy uczestnik potrzebuje innego zestawu słownictwa (nawet w obrębie tej samej branży), innej stylistyki i wykorzystania komunikacji w trochę innych celach. Np. handlowiec potrzebuje więcej technik negocjacji, prezentacji czy wystąpień, a sprzedawca w call center precyzyjnych i dynamicznych zdolności w rozmowach telefonicznych.
A czy Twoja nauka kiedykolwiek zaczęła się od obszernego przygotowania, badania i audytu?
3. Ankiety satysfakcji to mit – czyli jak kontrolować swojego nauczyciela?
Rozesłanie ankiety do pracowników to idealne rozwiązanie, jeśli lubimy iść na łatwiznę i nie interesuje nas rozwój organizacji. Jest to jednak zrozumiały krok w obliczu tego, że musicie zazwyczaj polegać na ograniczonych raportach serwowanych przez zwykłe szkoły językowe. Wyjaśnijmy zatem kwestie: raportów, bilansów i ankiet satysfakcji w szkoleniach językowych dla b2b.
(Niewystarczające) raportowanie
Takie raportowanie opiera się na:
- Statystyce obecności
- Prostej ocenie w skali (czasami w oparciu o systemowe testy)
To kopia z modelu pruskiego, który ma 200 lat i nie działa. W ten sposób nie da się ocenić języka ani opisać kompetencji językowych podopiecznego. Takie oceny nie dość, że nic konkretnego nie mówią administracji (bo co Ci realnie mówi ta cyfra? Zastanów się…) to jeszcze nie pozwalają nauczycielom wyciągać wniosków metodycznych (i kształtować kolejnych etapów kursów). To rażące błędy HR managerów ale też szkół językowych, które w ten sposób w ogóle funkcjonują.
Ankiety satysfakcji to Wasz naturalny krok
Podświadomie wiecie, że zwykłe raporty to tylko powierzchowna ocena, dlatego działy Kadry i HR przeprowadzają własne ankiety. Chcecie być proaktywni. Ankiety satysfakcji ciężko oblać, a szkoła i lektorzy musieliby bardzo się napracować, by nie zdać tego egzaminu. To się zdarza, wiem. Ale czemu trudno oblać ankietę satysfakcji z zajęć językowych w firmie?
- Pracownicy prawie zawsze są zadowoleni, gdy dostają coś za darmo.
- Często lekcje odbywają się w czasie pracy, więc to płatna przerwa na sympatyczną rozmowę z lektorem lub lektorką.
- Pojawianie się na zajęciach daje złudne poczucie, że przecież “coś robimy” i działamy
- Odpowiadamy w ankiecie tak, by nie stracić tych zajęć…
Food for your thoughts: Samo przyjście na siłownię nie buduje mięśni, ani nie spala tłuszczu.
Czy masz zatem faktyczną miarę tego, że każdy pracownik realnie osiąga konkrety dzięki tym zajęciom? Czy umiesz wskazać te konkrety? Czy dostajesz informacje, do których możesz odnieść się w rozmowie z pracownikiem? Np. “jak Ci idzie to negocjowanie po angielsku – podobno w tym miesiącu na tym się skupiacie?” Jako osoba odpowiedzialna za rozwój pracowników i szkolenia kontrolujesz w ten sposób przebieg kursu. Nie chodzi o to, by uprawiać micromanagement czy dodać Ci kolejnych zadań…
Chodzi o to, by mieć możliwość zajrzeć do środka. To przy okazji trzyma w ryzach działanie szkoły…
Co jest potrzebne poza raportem?
Musisz mieć dostęp do słownie skonstruowanych przez nauczyciela przemyśleń na temat zajęć z poszczególnymi kursantami. W PLA SCHOOL nazywamy je bilansami, bo nie mają funkcji szybkiego raportowania. Są pełne treści – ale zrozumiałe dla każdej ze stron. Ta treść pozwala dowiedzieć się na jakim etapie znajduje się pracownik w danej chwili, jakie zaplanowano dla niego cele dla najbliższego okresu, a potem – w perspektywie czasu – wyciągać wnioski.
oraz stopniowo budować kulturę dyscypliny?
Co badać i jak badać, by nie popełniać tych rażących błędów HR managerów?
Nie zrozum mnie źle, ankiety satysfakcji są przydatne. Ale jeśli to jedyne narzędzie pomiaru i ostateczny argument za pozostaniem przy danej szkole – to chyba czujesz już, że coś tutaj nie gra? Możesz w bardzo łatwy sposób realnie kontrolować kursy językowe za pomocą:
- Prostej oceny zaangażowania pracownika (m.in. odrabianie zajęć domowych)
- Statystyki obecności na zajęciach
- Rzetelny bilans opisujący faktyczne kompetencje w sposób rozbudowany, słowny
- Wyznaczanie celów dla danego etapu i ocena realizacji poprzedniego celu
- Ankieta satysfakcji pracowników
Jak powinny wyglądać raporty i bilanse szkoleń językowych dla firm?
W praktyce raporty dla HR powinny uwzględniać: liczbę zrealizowanych godzin, a także frekwencję i co na nią miało wpływ. Raporty powinny być regularnym dodatkiem dokładnych ocen (bilansów) które wskazują na to:
- jak zachodzą zmiany poziomu języka
- w jakich (konkretnych i opisanych) obszarach
- ocena realizacji wcześniej wyznaczonego celu
- cele na następny okres
- rekomendacje dalszych działań.
Tylko w taki sposób dział HR może wykazać, że szkolenie to skuteczny inwestycyjny projekt, a nie tylko i wyłącznie koszt oraz wydatek. Powyższe nie oznacza, że dział HR czy dział Kadr musi mieć kolejne obowiązki. Te zadania leżą po stronie szkoły. Managerowie po stronie firmy – powtórzę – nie są lingwistami-metodykami, a ich specjalizacja jest inna. Dodatkowo, trudno jest realizować zadania, kiedy ulega się presji najniższych cen. Dlatego działy HR powinny:
- Wybrać dobrego, zaufanego partnera od szkoleń językowych,
- Mieć świadomość jak bardzo kompleksowej usługi należy oczekiwać od tego partnera,
- Kontrolować wykonywaną usługę (w PLA SCHOOL proponujemy zasadę “Deleguj i doglądaj”),
- Podejmować strategiczne decyzje wykorzystując szkołę jako profesjonalnego doradcę i wykonawcę.
A Twoja współpraca na czym polega? Jedynie wykonywaniu przelewów?
4. Outsourcing roli “kata”
Musisz skończyć z rolą kata! Jeśli pracujesz w HR lub dziale Kadr to masz mega trudną misję: budowa pomostu między pracownikami, a tzw. “Górą” czyli managerami wyższego szczebla i Zarządem. Próba zachowania dyscypliny pracowników będzie spotykać się z ich negatywnymi emocjami. Rzadziej zrozumieniem… a w konsekwencji nieprzychylnymi opiniami na Twój temat. Jak to zmienimy?
Czy chcesz mieć kij w ręku?
W zależności od branży i organizacji dział HR musi podejmować komunikowanie trudnych decyzji w wielu przestrzeniach funkcjonowania firmy. Rażącym błędem HR managerów bywa pozostanie w roli kata tam, gdzie nie powinno się nim być. Przynajmniej w kwestii szkoleń językowych można tego łatwo uniknąć. Zewnętrzny dostawca kursu musi przejąć tę niepopularną funkcję!
Przy jasnym określeniu zasad realizacji zajęć, egzekwowanie może spoczywać na osobach z zewnątrz organizacji (na opiekunie metodyczno-biznesowym). To pozwala na odsunięcie emocji na bok i sprawne komunikowanie:
- przypomnień,
- ostrzeżeń,
- czy informacji o wypisaniu z kursu w konsekwencji niezaangażowania lub uporczywego niedotrzymywania zobowiązań.
“Kat” nie taki straszny, jak go malują!
Zauważ, że takie partnerskie podejście nie będzie mieć miejsca w przypadku platform językowych, które zarabiają na zajęciach niezrealizowanych. Opisałem ten proceder w szczegółach na przykładzie konkretnego klienta (link tutaj). Działania takich szkół motywują do nieobecności.
Szkoła, która zarabia na zajęciach zrealizowanych będzie motywować do:
- modelowania kursu tak, by przynosił ewidentne korzyści pracownikowi jak i firmie
- regularnego stawiania się pracowników na zajęciach
- utrzymania wysokiego zaangażowania i satysfakcji pracowników
- oraz wypisywania z kursu tych niezaangażowanych
(tak, wolimy mieć mniej godzin, ale pracować z aktywnymi podopiecznymi co ma wpływ na niwelowanie wypalenia zawodowego)
Czy ten artykuł bił interesujący? Tutaj jest podobny:
To co opisałem w artykule który czytasz – to przepis na poprawny outsourcing procesu szkoleń i kompleksowe przejęcie organizacji kursów językowych przez specjalistów, którzy zajmują się tym na co dzień. A jeśli czytasz to podsumowanie, to ewidentnie chcesz też ze mną porozmawiać o tym w jaki sposób możemy Ci pomóc.
Zadzwoń: +48 518 217 052 albo umów się na konsultację poniżej.
